建立健全大事记制度的必要性

闽清县方志办  张德团

历经数年的艰辛和努力，第二轮《闽清县志》志稿终于初现雏形。说起修志的艰辛，那种几度寒暑，数易其稿，谋篇布局，字斟句酌的辛苦，对于有志于修志的人来说，都是可以通过自身的意志力加以克服的。而最让人刻骨铭心的却是那种马拉松式的追索部门志稿的过程，其中的无奈和艰辛，几乎到了使人心力交瘁的地步。出现这种窘境，光从技术的角度分析，主要是部门资料匮阙，编写人员难为无米之炊所致。其原因大致有四。

    一、长期未备，一时不适。自从修过第一轮志书之后，人们普遍认为可以“马放南山，刀枪入库”。近二十年过去了，修志的意识渐为淡薄乃至淡忘。如今突然说要修志，一时间从思想、人手、技术、材料等各方面均准备不足，以致迟迟完不成符合要求的志稿材料。

二、人员数易，情况不明。第二轮志书时间跨度近二十年，其间，部门单位的人员因工作调动、年老退休而进进出出，基本是“老人”少，“新人”多，加上部门志稿编写人员又多为年轻的文秘人员兼职。他们对本部门本单位过去的情况知之甚少，甚至不知从何处查找、收集资料，造成下笔困难重重。曾有一个部门，在一年多的时间里四易编写人员，都拿不出志稿材料，第五次请来一个退休的老业务骨干，才最终完成了任务。

三、单位变迁，资料散失。因机构改革，一些部门单位分分合合，有的连办公地址也随之搬迁，许多历史资料被当做废纸处理，散失十分严重。如本次部门上交的体育志稿经与上一轮志书核对后，发现全区域性的运动会就整整少了一届，只字没有。穷究之下，就因为其机构几度合并、搬迁，加上“老人”或调动、或退休，最终落个“下落不明”，不知差错出在何处。多么的无奈！

四、忽视积累，囊中羞涩。即使机构和人员相对稳定的部门单位，也有因个别工作人员的责任心不够，平时不注意资料的收集保存、整理归档，甚至连最基本的材料也丢失殆尽。当要编写志稿时，却是囊中羞涩，柜里空空如也。如主管经济规划的部门，竟找不到过去的中长期经济规划文本。

此外，由统计部门编纂的年鉴中，过去曾经有收入各部门年终总结的文字稿，从中提取部分有用的志稿素材还算方便、容易。可是，近年来又不设这项内容了，年鉴里就只有了单一、枯燥的表格数据。这样一来，原本就单薄的部门史料就显得更脆弱了。

虽然存在上述种种缺陷和问题，但如今我们也总算攻下了最关键的初稿关，修成志书已是指日可待。那么，是否说明这些缺陷和问题就无关紧要了呢？其实不然，纵览本轮许多志稿的完成，都是在无数次的艰难追索、反复补充中逐渐完善起来的，其过程就如同一场旷日持久的“拉锯战”；有的还留下无法弥补的缺憾；即使有些比较及时顺利提交志稿资料的，也大多是靠退下来的老领导、老业务骨干、老文秘人员亲自操笔，他们靠的是多年的业务知识积累和对情况了如指掌的优势。诸如此类的工作模式和工作方法，终归是不科学、非正常、低效率的。为了给一个地方、一个部门积累翔实、厚重的历史资料，更为了今后的志书编纂工作走上科学化、规范化的轨道，因此，建立健全一个部门大事记编写制度，就显得十分必要。

部门大事记可分为综合性和专题性。综合性的一般分部门单位按年度编写，以体现其阶段性；专题性的（如某大型工程建设，或某重大事件）多按起始到终止时间来编写，以保证其完整性。这些大事记于期末编印成册后，报送上级或相关部门（包括方志办）存档备用。

首先，有了这些大事记，在编纂志书时，就不会因为时间的远近而影响史料的详略，造成年代远的因信息模糊或散佚而简略；年代近的因资料新鲜、详尽则多写详写的弊端。更不会因单位的变迁或人为的因素造成历史资料缺失而留下无尽遗憾。

其次，有了完整的大事记，就不要单纯地依靠人的记忆力来编纂志书，即使是对过去情况不熟悉的年轻人也可以胜任志书编纂了。况且，依靠“老人”的阅历和经验，毕竟是脆弱的，也是不科学的；特别是对于面大量广的部门单位，这种方法更是难以普遍应用。

其三，有了部门大事记，还可以将其输入电脑管理，充分应用和发挥电脑的分类、检索、统计等功能，提高工作效率，减少差错率。

其四，本轮志稿的大部分素材来自部门单位的工作总结，因工作总结多带有程序化、口号式的倾向，甚至还略有“水份”，所以难免也影响志稿的质量。而大事记则是即时的、纪实的，从中提取素材将更真实、可靠。

其五，现在有向上级报送年终工作总结的做法，如果规定附上具有“工作概要”性质的年度大事记，势必要考虑二者的对应关系，对改变不良文风乃至工作作风还将有一定的帮助。

一旦建立健全了部门大事记制度，作为地方志编纂专门机构的方志办来说，就可以将收集、整理、保存本区域内的部门大事记作为一项日常工作去抓，为下一轮的志书编纂及早打下基础，这就如同“十月怀胎”；而编印志书就可以“一朝分娩”了。这样，变阶段性、突击性的志书编纂为经常性、稳定性的常规工作，将会从根本上改变志书资料匮阙的局面，为今后的志书编纂创造一种崭新的工作方式。