谈年鉴索引及其编制方法

内容提要:年鉴索引编制是一项知识性和技术性较强的工作,是年鉴编纂工作中最后的一个重要环节,是年鉴全书内容的一个重要组成部分。年鉴索引编制又是一项十分烦琐而时效性比较强的工作,全国各地年鉴单位对索引编制工作普遍还不够重视,年鉴索引编制中存在的问题比较多,可谓五花八门,亟须加以规范和引导,亟须要加强培训和指导。本文从《临安年鉴》索引编制的实践出发,从索引知识和编制方法等方面深入浅出地加以探讨,具有较强的针对性和操作性。

关键词:年鉴、索引、术语、方法

年鉴索引是年鉴编撰最后的一个重要环节,是年鉴全书内容的一个重要组成部分,这是年鉴的“工具书”功能所赋予的内涵并做出的规定,也列入全国年鉴评奖范畴,设置了相应的得分指标。“缺少索引,扣3分;索引质量差,也要适当扣分1。”可见,中国年鉴界对年鉴索引越来越重视了,没有编制索引的年鉴是不规范的。有学者说:“缺乏索引的年鉴是不完整的年鉴”“缺乏好索引的年鉴不可能是优秀的年鉴”2。

《临安年鉴》创办于1990年,1997卷《临安年鉴》第一次编制索引,制作卡片,纯手工编制,很麻烦,接着几年未编。直到2007卷《临安年鉴》重新编制索引,编有“主题索引”1个,借助电脑,但也属于半手工制作,比原先效率提高了很多。此后,每卷年鉴都编有索引。2012卷《临安年鉴》编有索引2个,增加“简略语和名词解释索引”。2015卷《临安年鉴》高度重视索引工作,索引增至4个,分别是“主题索引”“人名索引”“正文图片索引”和“简略语和名词解释索引”。从编制索引可见,《临安年鉴》编纂质量不断提高的成长道路。

当前,中国经济历经30余年持续稳定发展的形势下,中国年鉴如雨后春笋,蓬勃发展,加上李克强总理数次对地方志工作的重要批示及《全国地方志事业发展规划纲要(2015-2020年)》的出台等利好政策引导,中国年鉴发展也迈上“高铁时代”。反观浩浩荡荡的是中国年鉴队伍,尽管编制年鉴索引的意识在不断增强,但仍有不少年鉴未编制索引,有一些已编制索引的年鉴,其索引也很不规范,充数装样而已,质量问题很多。究其原因,除人力不够等客观因素以外,主要是知“难”而退,很多人不知道索引怎么编制,希望有一套编制索引的软件“神器”,但这样的“神器”何在?现在没有,今后也难以产生。下面,分两个部分来谈年鉴索引。

一、关于年鉴索引

1.什么是索引?索引是把图书文献中具有检索意义的主题词或关键词,如:活动、会议、工程、项目、专利、品牌、事件、事故、案件、政策、文件、书籍、文章、单位、人物、荣誉、地名、建置、地理、山川、水文、气象、工作、词语、概念等主题名称,整书按顺序逐个摘录下来,并标上出处页码,再按一定的方式有序排列起来,供读者查阅资料之用。索引是一种有效的检索工具,一般放在图书文献之后,数量较多,专指性较强,大型图书文献的索引还专门编辑成书。

索引旧称“通检”和“备检”,又称“引得”,“引得”是英语index的译文。中国古籍中没有索引,“索引”与“年鉴”一样都是从国外引进的。中国早期年鉴没有或少有索引,中国年鉴接受索引是一个漫长而艰难的过程,与年鉴发展速度不同步。至2015年7月,全国公开出版的年鉴有1/2没有做索引3。在这些索引中,质量高的索引不多,亟须学习改进。欧美国家非常重视索引,不但在工具书、专业书、资料书后编有索引,而且索引的规模相当大。19世纪英国国会议员提议,凡无索引的书籍,概不予版权登记,并处以罚金4。

2.年鉴索引的作用。北京大学教授肖东发说:索引是图书的钥匙,不仅使读者查找资料方便,节省时间,而且也集中提示了同类资料,可以启发读者思维。孙关龙说:索引是查检知识、收集资料、读书治学的利器,是现代学术研究的一个基本工具。索引主要有以下作用:

1)供快速查检。读者根据相应的主题词,可以在文本环境下,对年鉴全书信息库中查检到所需要的内容、数据、图表等,查检到同一主题的全部内容,这是索引最基本的功能。2)有助于索引数字化。通过计算机做成数字化索引,建立索引数字环境,提供更快捷、更方便的查检功能,成倍提高查检效率。索引数字化是年鉴发展的趋势和方向。3)提供系统阅读。有深度和广度的年鉴索引能够把相同主题的内容全部标引到一起,也能够把众多的隐性主题归纳出来,做成标引词,供读者查检。这涉及索引的质量问题,是年鉴索引普遍需要加强的方面。4)帮助核查交叉重复内容。编制索引时可以发现一些交叉重复的内容,并及时处理。5)帮助校对书稿中的差错。编制索引要通读书稿,在放大的电子文件中很容易发现一些差错和不规范之处,可以同步加以改正,以提高校对质量。6)反观书稿的编撰质量。不少年鉴的编撰思路不对,有总结化年鉴、报告化年鉴、志书化年鉴、流水账式年鉴、资料汇编式年鉴,也有大杂烩式年鉴,这些年鉴的语言水分比较大,无效信息多,有效信息少,主题词不但少,而且很难提取,有不少条目标题和条文根本提取不出一个主题词,这样的年鉴质量就不高,或很差。反之,质量比较高的年鉴语言简洁,信息量大,有效信息多,主题词不但精准,而且数量多。在提取索引词时,年鉴编撰质量一目了然。

3.年鉴索引的术语。编制年鉴索引是一项技术性较强的工作,很烦琐,很仔细,涉及很多环节,做起来十分枯燥,也有较大的难度。从大处讲,有两难,一难是不了解索引知识,二难是主题词选取不到位或不全面。很多人不了解索引知识,不懂索引制作程序和方法,那就无从下手了,即使做了索引,也会出现很多的问题。有的依据目录做成索引,这样的索引是根本不符合要求的。据初步整理,有关年鉴索引的专业术语至少有40余个,罗列如下:检索系统、引得、通检、备检、词语索引、主题索引、主题分析索引、专用主题索引、专类主题索引、综合主题索引、索隐、隐性主题、简式索引、复式索引、漏标、错标、空标、泛标、重标、标引、标识、款目、标目、标目项、索引标目、主题词、关键词、标题项、标引词、索引词、索引条头、说明项、注释项、主标题、副标题、子标题、出处项、参见、附见、查检、查准率、概全率、数据库检索等,不了解这些索引专业术语,是很难编好索引的。

4.索引主题词选取的原则。提取主题词应遵循以下几个原则:1)约定俗成原则,主题词为大众认可和使用的;2)连续不变原则,在一定或较长时期内具有稳定性5;3)具有一定广度和深度原则,规范的索引词要达到一定的量,至少要超出目录数量的50%;4)有内涵具体原则,不是空洞概念或句子;5)简洁明了原则,多为词和词组形式。

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责任编辑:小志